Hinter dem „elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP) verbirgt sich eine elektronische Kommunikationsinfrastruktur für die verschlüsselte Übertragung von Dokumenten und Akten. Das „besondere elektronische Behördenpostfach“ (beBPo) ist neben dem „besonderen elektronischen Anwaltspostfach“ (beA) eines der zentralen Elemente des künftigen elektronischen Rechtsverkehrs zwischen Behörden und der Justiz.

Behörden sowie Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts sind aufgrund der neuen gesetzlichen elektronischen Rechtsverkehrsverordnung (ERV) ab 01. Januar 2018 verpflichtet, einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu eröffnen. Als sicherer Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit den Gerichten sieht das Gesetz unter Anderem das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) vor. Die Justiz empfiehlt die Verwendung des beBPo, da es alle fachlichen Anforderungen abbildet und auf die Anbringung von qualifizierten elektronischen Signaturen verzichtet werden kann. Das beBPo beruht auf der Infrastruktur des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP), die sich für den Elektronischen Rechtsverkehr seit 2004 bewährt hat.

Empfangsbereitschaft ab 01.01.2018 vorgeschrieben

Sendebereitschaft ab 01.01.2020 verpflichtend

Sie wenden sich an Ihren zuständigen Intermediär und beauftragen ein beBPo Konto für Ihre Behörde. Danach erhalten Sie vom Intermediär ein Softwarezertifikat sowie eine SAFE-ID. Nach Erhalt des Zertifikates beauftragen Sie Mentana-Claimsoft (zert. Drittanbieter) mit der Installation des Mentana Gateway mit beBPo Connector und stellen uns das Zertifikat zur Verfügung. Damit sind Sie empfangsbereit. Nach Benennung der zuständigen beBPo Prüfstelle (falls in Ihrem Bundesland noch nicht bekannt gegeben, evtl. Anfrage bei Ihrer obersten Behörde) beantragen Sie dort die Identifizierung und Freischaltung Ihres beBPo Kontos. Sie erhalten dann das VHN-Zertifikat. Benachrichtigen Sie dann die Mentana-Claimsoft per Mail über support@mentana.de über die Freigabe des Kontos. Nach dem „Umzug“ Ihres beBPo sind Sie empfang- und sendebereit.

Für die EGVP/ beBPo-Infrastruktur werden für die „Zwischenspeicherung“ der Nachrichten (ähnlich einem E-Mail-Server) sogenannte Intermediäre (auch virtuelle Poststellen genannt) benötigt. Diese werden in allen Bundesländern und auf Bundesebene in öffentlich-rechtlichen Rechenzentren betrieben. Bitte wenden Sie sich an den Intermediärsbetreiber Ihres Bundeslandes.

Gemäß den Regelungen der elektronischen Rechtsverkehrsverordnung ERV müssen von den obersten Behörden des Bundes oder der Länder öffentlich-rechtliche Stellen bestimmt werden, die die Identität der Behörden oder juristischen Personen des öffentlichen Rechts prüfen und dies im Verzeichnisdienst bestätigen. 

• In Niedersachen: IT Niedersachsen, E-Mail: bebpo@it.niedersachsen.de

• In Hamburg: Freie und Hansestadt HH, E-Mail: sk-eps@sk.hamburg.de

• In Schleswig-Holstein: Zentralen IT-Management der Landesverwaltung (ZIT), E-Mail: beBPo-Pruefstelle-SH@melund.landsh.de

• Brandenburg: Brandenburgischer IT-Dienstleister

• In Rheinland-Pfalz: Landesbetrieb Daten und Information, https://ejustice.rlp.de/de/behoerden-berufstraeger/behoerden/

beBPos werden im sicheren Verzeichnisdienst als solche gekennzeichnet. (Sie erhalten die sogenannte EGVP-Rolle „beBPo“). Zudem wird an jede EGVP-Nachricht, die aus einem beBPo versandt wird (z.B. aus dem Mentana Gateway), automatisiert eine bestimmte Signatur an den äußeren Umschlag (Transportsignatur) angebracht. Diese bestätigt die Herkunft der Nachricht aus dem beBPo (Herkunftsnachweis). Diese Signatur übernimmt die Mentana-Claimsoft für Ihre Kunden beim Versenden der Nachricht.

Das Mentana Gateway und das Outlook AddIn.

Eine beBPo Nachricht ist genau wie eine EGVP oder De-Mail Nachricht eine signierte Datei und sollte direkt archiviert werden.

De-Mail, und übergangsweise kann noch per EGVP gesendet werden, wenn die Anhänge an die Nachricht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) versehen sind. Diese Regelung gilt nur bis Ende 2022.