MeßTechnikNord signiert Kalibrierscheine rechtssicher und digital mit Software von FP Mentana-Claimsoft

Die MeßTechnikNord GmbH (MTN) setzt ab sofort auf eine Softwarelösung von FP Mentana-Claimsoft, um digitale Dokumente mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur zu versehen.

Egal ob für die Luft- oder Raumfahrt, die Chemieindustrie oder die Fertigung von Verbrauchsgütern: Die MeßTechnikNord liefert rückgeführte und nach der Norm ISO/IEC 17025 akkreditierte Kalibrierungen von Geräten für elektrische, mechanische und andere physikalische Messgrößen. Auch überprüft sie diese auf ihre elektromagnetische Verträglichkeit.

So erstellt das Unternehmen mit Standorten in Wedel und Jena mehr als 30.000 Kalibrierscheine und Prüfberichte jährlich. Diese werden pro Gerät oder Projekt zusammengefasst. Die so zusammengefassten Kalibierscheine oder Prüfberichte muss die Laborleitung prüfen und mit einer Unterschrift abschließend bestätigen.

Digital, rechtsverbindlich und leicht zu handhaben

Insgesamt entstehen bei der MTN so jährlich um die 30.000 Dokumente – die die Laborleitung allesamt unterzeichnen muss. „In unseren Anfangszeiten hatten wir uns dafür eine eigene, elektronische Unternehmenssignatur programmiert“, erklärt Kevin Rebentisch, Leiter des Kalibrierlabors bei MTN. Diese entspreche aber heute nicht mehr den Anforderungen an eine rechtssichere Signatur. „Deshalb haben wir nach einer Lösung gesucht, mit der wir unsere Kalibrierscheine a) digital, b) rechtsverbindlich und c) in einem Arbeitsschritt signieren können“, erläutert er weiter.

Fündig wurde MTN bei FP Mentana-Claimsoft: Das Tochterunternehmen der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG (FP) hat mit dem AutoSigner eine Software entwickelt, über die sich ganze Dokumentengruppen auf einmal mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur versehen lassen. Nun findet der Prozess bei MTN komplett digital statt: Die Laborleitung sichtet und prüft Dokumente im hauseigenen System. Alle Unterlagen, deren Richtigkeit sie bestätigt, werden automatisch in den FP AutoSigner überführt – und dort gesammelt mit einer qualifizierten Signatur versehen. Dafür muss lediglich einmal pro Sitzung eine Signaturkarte in ein Lesegerät eingeführt und mit einer PIN bestätigt werden.

Rechtssicher und inhaltlich verbindlich

„Auf diese Weise können wir Kalibrierscheine nun mit einer rechtsverbindlichen Signatur versehen, ohne die Dokumente ausdrucken und postalisch verschicken zu müssen. Zudem muss die Laborleitung nicht mehr jeden Kalibrierschein einzeln unterschreiben“, erzählt Rebentisch. „Damit sparen wir eine Menge Ressourcen – und unsere Kunden erhalten ihre Kalibrierscheine schneller.“

Neben der Rechtssicherheit ist eine qualifizierte, elektronische Signatur auch ein Beleg für die inhaltliche Verbindlichkeit eines Dokuments – sie sagt aus, dass ein Schriftstück nicht verändert wurde. So signiert, kann die MeßTechnikNord ihre Kalibrierscheine nun auch digital langzeitspeichern: „Die Dokumente haben Aufbewahrungsfristen von zehn bis zu 30 Jahren“, so der Laborleiter weiter. „Die digitale Langzeitspeicherung verschafft uns endlich Platz im Archiv.“

Als Anbieter der Digitalen Poststelle unterstützt Francotyp-Postalia Unternehmen und Behörden dabei, ihre Kommunikations- und Dokumentenprozesse zu optimieren. „Die qualifizierte, elektronische Signatur als digitales Pendant zur Unterschrift ermöglicht es Unternehmen, viele Prozesse elektronisch und ohne Medienbrüche stattfinden zu lassen“, erklärt Sven Meise, Vorstand von Francotyp-Postalia. „Kommunikation verlagert sich gerade in der Arbeitswelt immer weiter in den digitalen Raum. Mit unseren Produkten und Lösungen können unsere Kunden dem Rechnung tragen und ihre Prozesse entsprechend anpassen.“

Mehr Informationen finden Sie unter

https://www.mentana-claimsoft.de/langzeitarchivierung-mentana-claimsoft.html